Kerangka Acuan Kerja Sistem Tracking Armada Pengantar Barang: J&T Express

A. Latar Belakang

Saat ini banyak sekali orang-orang yang menggunakan jasa pengiriman barang. Jasa pengiriman barang adalah salah satu cara paling mudah untuk mengirim barang dari tempat asal ke tempat tujuan dengan cepat dan aman. Akan tetapi, meskipun kita sudah mempercayakan barang yang kita kirim ke perusahan jasa pengiriman barang, namun masih bisa terjadi kelalaian ataupun kehilangan terhadap barang yang kita kirim. Banyak sekali kasus terjadi kehilangan barang pada saat barang dalam proses kirim.

Dengan maraknya kasus tersebut, diperlukan suatu cara agar kita dapat meminimalisir terjadinya kasus tersebut kedepannya. Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi yang dapat melacak keberadaan lokasi barang pada saat proses pengiriman barang berlangsung supaya customer pun dapat mengetahui keberadaan barangnya saat ketika sedang dikirim apakah sudah sampai atau belum.

B. Maksud dan Tujuan 

Adanya sistem pengiriman paket dan dokumen ini dapat memberikan kemudahan kepada instansi yang terkait untuk melakukan pengolahan data pengiriman paket dan dokumen. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya karena segala hal pencatatan data user, data paket, data kota dan transaksi pengiriman paket dan dokumen digantikan dengan memasukkan datanya pada program sistem ini. Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan di J&T Express antara lain:

• Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
• Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
• Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat.

C. Sasaran

Tersedianya suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan eksepdisi dan juga pelanggan dari ekspedisi tersebut untuk mengetahui lokasi armada yang sedang melakukan pengiriman barang.

D. Organisasi Pengguna Jasa
PT. Global Jet Express

E. Sumber Pendanaan

Anggaran perusahaan sebesar Rp 35.000.000,00 (tiga puluh lima juta rupiah). Termasuk untuk biaya komputer dan juga server yang akan digunakan.

F. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih Pengetahuan

1. Lingkup Kegiatan
• Pengadaan modul dari aplikasi tracking, yang terdiri dari tracking armada, pembuatan surat jalan, pembuatan surat tanda terima, pembuatan nota dan pencatatan proses bisnis.
• Pengadaan server untuk aplikasi tracking ini.
2. Lokasi Kegiatan
• Lokasi dari kegiatan ini dilakukan di dalam kantor J&T Express.
3. Fasilitas
• Pengguna jasa:
• Konsulitasi kebutuhan.
• Ikut dilibatkan pengembangan.
• Penyedia jasa:
• Dokumentasi dan laporan mingguan.
4. Alih Pengetahuan 
• Training
• Konsultasi 

G. Metodologi

Metodologi kegiatan Pembangunan Aplikasi Tracking Barang untuk Ekspedisi mengacu pada metode System Development Life Cycle (SDLC). Dalam metode SDLC terdapat 4+1 proses/kegiatan yaitu perencanaan sistem (Planning System), analisis sistem (System Analysis), perancangan sistem (System Design) dan Implementasi (Implementation) ditambah proses akhir pemeliharaan (Maintenance). Masalah akan didefinisikan dalam tahap-tahap perencanaan dan analisis. Solusi-solusi alternatif diidentifikasi dan dievaluasi dalam tahap desain, kemudian solusi yang terbaik diimplementasikan dan digunakan. Selama penggunaan sistem dikumpulkan umpan balik untuk melihat seberapa baik sistem mampu memecahkan masalah yang telah ditentukan. Masing-masing tahapan proses selanjutnya dijabarkan sebagai berikut:

1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning) Tahap Perencanaan menyangkut studi kelayakan baik secara teknis maupun secara teknologi serta penjadualan pengembangan suatu pekerjaan sistem informasi dan atau perangkat lunak.
2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis) Tahap Analisis adalah proses untuk berusaha mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan mendekomposisikan pada diagram kasus (use case diagram), mengenali obyek-obyek yang terlibat dalam sistem, hubungan antar obyek, alternatif solusi dan sebagainya.
3. Tahap Perancangan (System Design) Tahap perancangan lebih menekankan pada platform apa hasil dari tahap analisis kelak akan diimplementasikan. Aplikasi mulai dibangun sesuai framework yang telah didefinisikan. Pada tahap ini juga dilakukan proses penghalusan (Refinement) solusi yang didapat pada tahap analisis, selain menambahkan dan memodifikasi alternatif solusi lain yang akan lebih efektif/efisien bagi sistem.
4. Tahap Implementasi (Implementation) Tahap implementasi adalah proses mengimplementasikan perancangan sistem ke situasi yang nyata. Pada tahap ini mulai digunakan aplikasi yang sudah dibangun untuk para pengguna/ user, melalui proses training dan transfer ilmu (transfer knowledge) dari developer aplikasi kepada user. 
5. Pemeliharaan (Maintenance) Tahap pemeliharaan merupakan bentuk evaluasi untuk memantau agar sistem informasi yang dioperasikan dapat berjalan secara optimal dan sesuai dengan harapan pengguna maupun organisasi yang menggunakan sistem tersebut. 

H. Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanan kegiatan ini ± 60 hari (enam puluh) sesuai dengan hari yang ada pada kalender. Tahapan – tahapan seperti yang dijelaskan sebelumnya, akan dilaksanakan dengan tambahan final testing untuk tes akhir yang akan dilakukan oleh end user.

 

I. Kualifikasi

1. Bersedia tidak menyebarluaskan data yang bersifat pribadi.

2. Berkomitmen terhadap pekerjaan.

3. Menggunakan metode yang baik.

J. Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan sebanyak 7 orang, dengan kualifikasi sebagai berikut:

• Minimal lulusan D3 atau sederajat di bidang Teknik Informatika/Sistem Informasi.

• Pengalaman di bidang terkait minimal 1 tahun.

• Mampu bekerjasama dalam tim.

• Mampu bekerja di bawah tekanan.

• Mampu menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang diberikan.

K. Keluaran

Keluaran yang akan dihasilkan kegiatan ini, diantaranya:

1. Aplikasi atau sistem informasi pengirim paket dan dokumen untuk PT. Global Jet Express.

2. Dokumentasi untuk pengembangan aplikasi ke depannya karena kebutuhan yang tidak terbatas sesuai dengan perkembangan zaman.

3. Source Code dari program yang berhasil dibangun.

4. Dokumentasi berupa technical manual atau dokumen tutorial yang disertakan dengan aplikasi.

5. Database berupa server yang siap digunakan kapanpun dan dimanapun.

Keluaran ini akan dicetak dalam format Microsoft Office atau PDF sebagai softcopy dan hardcopy yang akan dicetak dalam kertas A4 dan dilaminating, serta dijilid dengan hardcover. Untuk softcopy disertakan dalam CD/DVD dan softcopy tersebut merupakan dokumen terakhir setelah dinyatakan berhasil pada final testing.

 

L. Pelaporan

1. Laporan pendahuluan:

• Rencana kerja.

• Jadwal kegiatan.

• Estimasi waktu selesai sebelum deadline.

2. Laporan interim:

• Hasil yang sudah dicapai.

• Masalah pelaksanaan dan solusi.

• Rencana baru selanjutnya.

3. Laporan akhir:

• Laporan mingguan.

• Keluaran proyek.

4. Laporan mingguan pada pertemuan ritun.

 

 Video Lainnya: